Octopus.NET

Octopus.NET nasce nel 2012 come evoluzione di un sistema già presente nel panorama della ristorazione da 20 anni: Octopus.NET Restaurant System. Octopus.NET è la rivoluzione dei sistemi di gestione per la ristorazione: gli aggiornamenti apportati sono stati possibili grazie alla costante collaborazione del nostro reparto sviluppo software e i nostri clienti, è grazie a questo contributo che siamo riusciti a creare un impianto integrato di nuove tecnologie e nuovi strumenti di sviluppo connessi al mondo web.

Octopus.NET è un software versatile che si adatta perfettamente alle esigenze di ciascun cliente. È possibile infatti configurare il sistema riportando quella che è la reale disposizione dei tavoli, che può cambiare di giorno in giorno rispettando le esigenze di prenotazione, così da agevolare il lavoro di chi si occupa di organizzare il piano tavoli, del personale di sala e del personale dedicato all’accoglienza. In questa schermata i tavoli sono caratterizzati da colori differenti, questa particolarità permette all’utente di comprendere a colpo d’occhio lo stato di ogni tavolo. Cliccando sul singolo tavolo sarà possibile avere le informazioni su:

  • Numero di coperti;
  • Orario di apertura del tavolo;
  • Tempo trascorso dall’ultimo ordine;
  • Cameriere che ha aperto il tavolo;
  • Totale conto

Ciò che rende funzionale Octopus.NET:

1. Semplificazione della gestione del servizio in sala
2. Semplificazione della gestione del servizio cucina
3. Security
4. Semplificazione della gestione del conto
5. Ottimizzazione del controllo sugli incassi
6. Creazione di dati statistici
7. Semplificazione della gestione del modulo prenotazioni

IL SERVIZIO IN SALA – LA PRESA DELLE COMANDE

Analizzando:

  • Il tipo di ristorante e le sue dimensioni;
  • Il tipo di clientela;
  • Il tipo di servizio e le skills del personale.

Octopus.NET propone soluzioni che si differenziano tra dispositivi fissi e dispositivi mobili. I dispositivi fissi, terminali di sala TouchScreen, e i dispositivi mobili, Tablet o smartphone, permettono di caricare la comanda direttamente in sala garantendo all’utente di comunicare in modo efficiente con la cucina:

  • Gestire l’ordine di consegna (in prima, in seconda, ecc.);
  • Gestire le varianti obbligatorie (es. cottura della carne), quelle consigliate (es. abbinamento vino) e quelle facoltative divise per categorie;
  • Possibilità di impostare un tempo per il rilascio dell’ordine di consegna;
  • Possibilità di ristampare nel “Vai” il riepilogo dei piatti;
  • Possibilità di ristampare una comanda già inviata in cucina;
  • Possibilità di inviare un messaggio urgente in cucina su ciascun punto di preparazione;
  • Spostamento o accorpamento di una comanda su un altro tavolo;
  • Registrazione e richiesta di giustificazione per gli storni.

IL SERVIZIO IN CUCINA – LE COMANDE

La variazione delle singole esigenze viene garantita dal sistema Octopus.NET, configurabile sulla base dell’effettiva organizzazione del personale e dei punti di preparazione. Il ristoratore può infatti scegliere, in relazione all’organizzazione interna, se installare una sola stampante, in grado di riportare la comanda completa di un tavolo presa in sala, oppure posizionare una stampante per ciascun punto di preparazione (cucina, pizzeria, griglieria, ecc.).

IL SERVIZIO IN SALA – IL MENÙ

Il Menù è uno degli elementi che cambia per ogni ristorante, la gestione di quest’ultimo e delle sue peculiarità non è mai stato così semplice come su Octopus.NET.
La suddivisione delle pagine, che saranno caricate nel sistema, rispecchia il menù cartaceo che visiona il cliente stesso. Nella schermata del Menù c’è la possibilità di inserire la funzione Menù combo che permette di tracciare
i piatti scelti dal cliente (es. scegliere un primo differente da quello prefissato nel Menù). Altra particolarità del sistema è associata alla ricerca delle molteplici etichette presenti nel ristorante. Sarà possibile, visionando una schermata di tipo tabellare, velocizzarla tramite:

  • Ricercare il prodotto per gruppi alfabetici;
  • Ricercare di tipo testuale (inserendo parte del nome del prodotto).

Il sistema è in grado di gestire listini differenti associando, ad esempio ad un piatto, un determinato listino rispettando la zona del ristorante, dove viene preso l’ordine (es. banco, ristorante), o il moment della giornata (es. pranzo, cena):

Le stampanti che vengono collocate nel reparto cucina possono essere configurate rispettando, come per ogni funzionalità, le esigenze del singolo locale:

  • Possibilità di stampare l’ordine completo su un unico foglio;
  • Possibilità di stampare l’ordine completo su fogli separati;
  • Possibilità di stampare ogni ordine separatamente con rilascio a tempo o rilascio manuale;
  • Possibilità di riportare gli ordini correlati ovvero cosa deve uscire insieme ad un determinato piatto (si evita così il disservizio dell’arrivo dei piatti in tempi diversi);
  • Stampa in evidenza delle varianti, degli storni, del cambio tavolo e delle comunicazioni urgenti;
  • Stampante Pass: permette di avere un riepilogo di cosa è stato inviato a tutti i punti di preparazione;
  • Possibilità di gestire più punti di stampa per reparto (una stampante per gli antipasti, una per i primi, una per i secondi, ecc.);
  • Possibilità di trasformare una singola stampante fisica in più stampanti virtuali.

IL CONTO

Ascoltando le reali difficoltà ed esigenze di ogni cliente, Octopus.NET ha eliminato un altro problema comune a molti ristoranti: l’emissione del conto. Il ristoratore può semplicemente gestire, nella maschera del conto, le sue esigenze e quelle del cliente:

  • Dividere ciascun conto in tanti conti differenti specificando per ciascun cliente piatti e bevande consumate;
  • Creare l’opzione pasto completo, specificando le diverse portate, semplificando il controllo dei piatti maggiormente richiesti.

Prima del conto è possibile, tramite Octopus.NET, stampare il pre conto da portare al tavolo con la possibilità di trasformarlo nella tipologia di documento fiscale richiesto dal cliente. Sarà possibile, inoltre, liberare il tavolo una volta incassato il conto e di effettuare una chiusura di cassa su una stampante fiscale inviando alla stampante il comando di azzeramento fiscale. Il sistema può segnalare al gestore la chiusura cassa alle ore 24, funzionalità ulteriore che garantisce la massima efficienza del ristorante

CONTROLLO INCASSI

Il sistema, una volta emesso il conto, chiede in che modalità quest’ultimo sia stato incassato:- Contanti;- Transazioni elettroniche.Questo permetterà, oltre ad avere un controllo nella fase della chiusura cassa, anche di avere un prospetto dettagliato sugli incassi relativo alle carte di credito e bancomat

MODULO PRENOTAZIONE

Per ovviare ai problemi di prenotazioni di gruppi di persone o di eventi, in Octopus.NET è possibile attivare un modulo per la gestione di particolari situazioni che necessitano uno sviluppo del software dedicato. Il modulo compilabile su Octopus.NET permette di prendere una prenotazione e associare un menù specifico, concordato precedentemente con il cliente o un menù standard, il prezzo da proporre e impegnare un determinato tavolo. Questo meccanismo renderà più agevole il piano tavoli che rispetterà le prenotazioni del giorno specifico. Altro fattore che aiuterà il vostro organico in situazioni simili, banchetti e/o eventi, è la possibilità di stabilire precedentemente il fabbisogno per la cucina.

SECURITY

Configurazione possibile in Octopus.NET è la gestione delle abilitazioni per ciascun utente. L’accesso a questo tipo di configurazione può essere effettuato tramite la generazione di un utente, con rispettiva password, o attraverso chiavetta. Tutti gli utenti inseriti nel sistema verranno differenziati per gruppi:

  • Proprietario;
  • Direttore;
  • Cassiere;
  • Cameriere; ecc.

Può essere associata, quindi, a ciascuna categoria determinati permessi o divieti:

  • Possibilità di effettuare sconti (percentuale scontistica personalizzabile per ogni categoria);
  • Possibilità di effettuale storni;
  • Possibilità di gestire variazioni di prezzo;
  • Possibilità di emettere pre conti
  • Possibilità di liberare i tavoli

CONTROLLO DATI STATISTICI

Octopus.NET  è in grado di elaborare dati e generare statistiche funzionali per il controllo globale del ristorante:

  • Possibilità di elaborare dati relativi al fatturato;
  • Possibilità di emettere un riepilogo dell’incassato;
  • Possibilità di elaborare dati relativi al venduto;
  • Possibilità di elaborare dati relativi alla produttività dei camerieri;
  • Possibilità di elaborare dati relativi alle variazioni di prezzo;
  • Possibilità di elaborare dati relativi agli storni e all’eliminazione dei documenti.

Le statistiche generate da sistema:

  • Possibilità di essere salvate;
  • Possibilità di essere esportate in diversi formati;
  • Possibilità di configurare il sistema per l’invio automatico, in un orario prestabilito, ad uno o più indirizzi  mail.

GESTIONE VELOCE DEL CONTO

È possibile installare sul sistema una modalità operativa che permette di trasformare il registratore comune in un registratore di cassa veloce.

Octopus.Net permette anche di stampare qualsiasi tipo di documento:

  • Pre-conto
  • Ricevuta fiscale
  • Scontrino
  • Fattura
  • Menu digitale personalizzato

Per quanto riguarda la richiesta della fattura, il sistema registra e tiene in memoria le anagrafiche dei clienti che già ne hanno fatto richiesta così da semplificarne l’emissione. Oltre a ovviare a problematiche legate alle necessità della clientela, il sistema permette anche di gestire diverse procedure in fase di emissione del conto:

  • Applicare uno sconto (in termini di % o con importo fisso);
  • Possibilità di scegliere l’opzione pasto completo;
  • Possibilità di gestione delle Fidelity card (con accumulo punti);
  • Scalare un buono pasto;
  • Scalare un abbuono
  • Applicare le condizioni legate ad una determinata convenzione;
  • Mettere il conto in sospeso (per i clienti con fatturazione a fine mese).